Bestellingen en RTV orders afdrukken

Sectie Afdrukken

Proef/Definitief

U kunt hier kiezen tussen 'Proef' en 'Definitief'. Een proefafdruk kunt u meer dan eens maken, maar een definitieve afdruk kunt u in principe maar één keer maken. Alleen als een bestaande bestelling geopend wordt, kunt u opnieuw een definitieve afdruk maken. Nadat een bestelling definitief is afgedrukt, kunnen de bijbehorende ontvangsten en inkoopfacturen worden ingevoerd.

Sectie Uitvoer

Printer/E-mail

Met dit veld bepaalt u wat voor afdruk u wilt maken:

• Printer: afhankelijk van de instelling 'Afdrukvoorbeeld gebruiken' van uw printer, wordt de bestelbon meteen via de printer afgedrukt of krijgt u een afdrukvoorbeeld op het scherm, waarna u handmatig de printopdracht kunt geven.
• E-mail: de bestelbon wordt verstuurd naar het opgegeven e-mailadres. Als er bij het onderhouden van uw crediteuren een e-mailadres is ingevoerd voor de hoofdcontactpersoon, wordt dit e-mailadres automatisch ingevuld. Als er geen e-mailadres is voor de contactpersoon maar wel voor het bedrijf, wordt dit e-mailadres automatisch ingevuld.

Printer

Deze optie is alleen beschikbaar bij het definitief afdrukken van bestellingen en RTV orders en wanneer u bij uitvoer de optie 'Printer' heeft geselecteerd. Hier kunt u de printer selecteren die u wilt gebruiken voor het definitief afdrukken van de bestelling/RTV order.

E-mail (Naar):

Dit veld is alleen beschikbaar als u 'E-mail' heeft geselecteerd en u slechts één bestelbon afdrukt. Hier kunt u opgeven naar welk e-mailadres de bestelbon moet worden verzonden. Het e-mail adres van de (contactpersoon van de) leverancier wordt automatisch ingevuld als dit e-mailadres is gedefinieerd bij het onderhouden van de betreffende crediteur. Als u meer dan een bestelling tegelijk afdrukt, komt hier 'Meervoudig' te staan. Dit betekent dat elke pakbon automatisch naar het e-mailadres van de bijbehorende leverancier wordt verzonden. Het is dan uiteraard van belang dat bij alle leveranciers het juiste e-mailadres is gedefinieerd. Voor meer informatie, zie Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.

Onderwerp

De tekst die u hier invoert, wordt het onderwerp van het e-mailbericht dat de leverancier zal ontvangen.

Lange omschrijving

Hier kunt u een tekst opgeven die als bericht in de verstuurde e-mail wordt getoond. Wanneer u gebruik maakt van begeleidend schrijven wordt de tekst die u hier opgeeft in de e-mail getoond onder het begeleidend schrijven.

E-mailtemplate

Typ of selecteer een template dat u wilt toevoegen aan de e-mail. De e-mailtemplate wordt weergegeven als u een e-mailtemplate hebt geselecteerd bij Bestellingen (als u inkooporders afdrukt) of RTV-order (als u RTV-orders afdrukt) in het gedeelte E-mailinstellingen in Systeem > Algemeen > Instellingen > Documentinstellingen. Zie Documentinstellingen voor meer informatie.

Opmerking: Dit veld is alleen ingeschakeld als u de optie E-mailtemplate hebt geselecteerd bij Bestellingen (als u inkooporders afdrukt) of RTV-orders (als u RTV-bestellingen afdrukt) in het gedeelte E-mailinstellingen in Systeem > Algemeen > Instellingen > Documentinstellingen.

XML bestand toevoegen

Deze optie is alleen beschikbaar in het scherm 'Afdrukken: Bestellingen' en wordt pas actief wanneer u bij 'Uitvoer' de optie 'E-mail' geeft geselecteerd. Met deze optie kunt u aangeven of u bij het mailen van de bestelling tevens een XML bestand met de bestelgegeven wilt mee sturen. De leverancier kan dit XML bestand in zijn/haar administratie importeren. Standaard is deze optie aangevinkt. Wanneer de optie is aangevinkt wordt er een XML bestand meegestuurd met de e-mail. Wanneer u de optie uitvinkt wordt er geen XML bestand meegestuurd.

Begeleidend schrijven

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de documentinstellingen bij 'Bijlages opslaan als' de optie 'PDF' heeft geselecteerd en wanneer u niet met verzamellay-outs werkt. Dit veld is alleen van toepassing wanneer u bij 'Uitvoer' de optie 'E-mail' heeft geselecteerd. In dit veld kunt u de lay-out van het begeleidend schrijven koppelen dat als tekst in de e-mail wordt geplaatst. Standaard wordt het begeleidend schrijven gebruikt dat u aan de geselecteerde lay-out heeft gekoppeld. Wanneer u meerdere bestellingen heeft geselecteerd is dit veld niet wijzigbaar.

Standaard wordt de lay-out voorgesteld die u heeft ingevuld bij de instellingen via het menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documenten]. U kunt in dit menupad ook een lay-out koppelen aan uw leverancier. Is dit het geval, wordt deze lay-out gebruikt in plaats van de standaardlay-out.

Vrije tekstregels

Als u dit veld aanvinkt, kunt u in de onderstaande velden tekst invoeren die in de vrije tekstregels van de bestelbon worden weergegeven.

Verdichten

Als u de bestelregels wilt verdichten, vinkt u dit veld aan. Dit kan alleen als wordt voldaan aan bepaalde voorwaarden. Wanneer de artikelcode, eenheid, btw-code en leverdatum gelijk zijn worden de regels verdicht. Wanneer de artikelcode, eenheid, btw-code en leverdatum verschillend zijn worden de regels niet verdicht.

Bij het verdichten worden de gegevens gegroepeerd op de bestelbon. Wanneer bijvoorbeeld in de bestelling 2 aparte regels aanwezig zijn voor het zelfde artikel en met dezelfde gegevens, beide voor een aantal van 1, dan worden deze op de bestelbon als één regel afgedrukt met een aantal van 2. Dit heeft alleen betrekking op de afgedrukte bestelbon, in de bestelling zelf blijven gewoon twee regels aanwezig.

Bij het verdichten van tekstartikelen met een verschillende omschrijving wordt bij het verdichten de eerste omschrijving toegepast.

Sectie Tekstblok 1/Tekstblok 2

Tekst 1.1 t/m Tekst 2.3

Als u het veld 'Vrije tekstregels' heeft aangevinkt, kunt u hier vrije tekst invoeren die vervolgens wordt afgedrukt op uw bestelbon. Dit is echter alleen mogelijk als de tekstblokken 1 en/of 2 gedefinieerd zijn in de lay-out van de bestelbon. U kunt in deze velden een tekst invoeren tot 60 karakters. Tevens dient u rekening te houden met de lengte van deze velden op de lay-out van de bestelbon.

Afdrukken

Met deze knop start u het afdrukken/mailen.

Sluiten

Met deze knop sluit u dit scherm.